Jack无法参加Atomeocean ETC线下会议
适用场景
当Atomeocean员工因个人原因、行程冲突等无法出席 ETC 线下会议时，请按照以下流程通知 HR。
这样可以确保公司记录完整，并满足合规要求。
为什么需要这样做
- 确保记录完整：即使缺席，HR也能准确记录参会情况。
- 合规要求：在移民局USCIS审查员工工作情况时，公司需提供员工在职和参会的书面记录。
流程快速指引
- 给HR发邮件（地址：
askhr@atomeocean.com）。 - 使用下面的主题和正文模板（修改名字和会议日期即可）。
- 发送时 抄送自己，留存备份。
邮件模板
请通过以下英文邮件模板通知HR无法参加会议
收件人
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askhr@atomeocean.com邮件主题
请替换括号中的名字Your Name
text
[Non-Attendance] Atomeocean ETC Meeting 2025Q3 - [Your Name]邮件正文
请注意把July 2, 2025替换成ETC会议的实际日期
text
Dear Atomeocean HR Team,
I regret to inform you that I will be unable to attend the "Enforce the Connection" meeting scheduled for July 2, 2025, in New York due to [brief reason, e.g., scheduling conflict/personal commitments].
Below are my details for your records:
- Full Name: [Your Name]
- GitHub Profile Link: [Your Link]
- Reason for Non-Attendance (Optional): [Brief explanation]
Compliance Note:
This communication is solely for the purpose of documenting attendance compliance with company policies and USCIS requirements. Access will be restricted to authorized personnel and regulatory reviews.
Please let me know if any further action is required on my part. I remain available for any follow-up discussions if needed.
Best regards,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]邮件用途
此邮件仅用于 USCIS 合规性审查，作为书面存档材料。
内容不会对外公开，也不会与其他同事共享。
在合规审核中，移民局官员仅会通过此邮件确认：公司确实组织了线下会议，而员工因个人原因未能出席。
合规后果说明
如果员工未能参加ETC线下会议，同时也未按流程向HR发送缺席说明邮件：
- HR将根据公司政策及合规要求，记录为无故缺席；
- 无故缺席将被视为终止雇佣关系的依据。
请务必按照本流程完成邮件通知，以避免产生不必要的雇佣风险。
常见问题
如何确认缺席邮件已经成功发送给HR
请参考 发邮件时抄送自己 章节，确保邮件发送成功并留存记录。