Atomeocean文件提交渠道官方政策
一、政策说明
为保障客户文件资料的安全性、完整性与可追溯性，统一内部材料管理标准，优化业务处理效率，Atomeocean正式明确：所有与本机构合作的客户，在业务办理全流程中需提交的各类文件、材料、证明等资料，均仅允许通过指定邮箱进行提交，不接受、不处理通过其他任何渠道上传或发送的文件。
二、适用范围
本政策适用于Atomeocean全业务线，包括但不限于签证申请、材料审核、信息补充、流程配合等所有需要客户提供文件资料的场景，不受具体业务类型限制。
三、提交要求
- 客户在完成对应业务问卷后，后续所有补充、修改、确认类文件，请统一发送至Atomeocean官方指定业务邮箱。 Atomeocean HRaskhr@atomeocean.com
- 邮件提交时请清晰标注姓名、业务类型及文件用途，以便工作人员快速识别、核对与归档。
- 凡通过非邮箱渠道（如即时通讯工具私聊、群内发送、网盘直传、线下传输等）发送的文件，我方将无法统一收录，亦不承担由此导致的文件遗漏、延误或丢失责任。
邮件模板
收件人
text
askhr@atomeocean.com邮件主题
text
【业务类型】 姓名 — 文件用途邮件正文
text
Atomeocean HR团队 您好：
本人已完成对应业务问卷，现就以下事项提交补充/修改/确认文件，烦请查收并归档。
· 姓 名：（请填写）
· 业务类型：（请填写，例如：入职资料 / 合同确认 / H1b File 等）
· 文件用途：（请填写，例如：补交身份证明 / 修改地址信息 / 确认最终版合同 等）
· 附件清单：（请逐一列出文件名）
1.
2.
如需进一步说明或补充材料，请随时回复本邮件告知。
谢谢！TIP
请记得在发送前添加附件
四、最终版提交确认机制
为避免因客户多次修改文件导致重复审阅、人力浪费，Atomeocean对文件审阅启动条件作如下明确：
- 客户每次提交文件，均默认视为草稿版，工作人员仅做接收与归档处理，不会立即进入正式审阅环节。
- 当客户确认所提交材料为最终版本、后续不再修改时，需在邮件正文中书面明确声明：
本次为最后一次提交，后续不再修改，可进入审阅环节。
- Atomeocean 收到包含上述声明的邮件后，方会启动正式审阅流程。
- 若客户在审阅启动后仍需修改材料，将视为新一轮提交，需重新发送最终版声明邮件，并可能影响整体处理时效。
最终版确认邮件模板
收件人
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askhr@atomeocean.com邮件主题
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【最终版确认】【业务类型】 姓名 — 文件用途邮件正文
text
Atomeocean HR团队 您好：
本人已完成全部材料的整理与自查，现郑重声明：
本次为最后一次提交，后续不再修改，可进入审阅环节。
· 姓 名：（请填写）
· 业务类型：（请填写，例如：H1b File / 入职资料 等）
· 附件清单：（请逐一列出文件名）
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2.
如有任何问题，请直接回复本邮件告知。
谢谢！重要提示
在未发送最终版确认邮件之前，材料仅作为草稿存档，不会进入正式审阅，亦不会启动后续流程节点。
五、政策目的
- 建立标准化文件接收流程，避免多渠道收发造成资料混乱、遗漏。
- 保障客户敏感信息与业务材料安全，实现全程可追溯、可存档。
- 提升材料审核与业务办理效率，为客户提供更稳定、可靠的服务体验。