失联员工处理流程
本篇是《失联与被动终止》的执行流程，供 HR 使用。判定标准、终止触发与费用口径以政策为准，本篇只写怎么做。
这套流程目前纯人工执行
没有缺席计数器、没有自动提醒脚本、没有系统状态字段。每一步都由 HR 在月度检查中手工完成并记录。 本文不出现"系统会自动⋯⋯"这类描述；凡是本文写了要做的事，都是人要做的事。
一 三条铁律
- 每个节点只发一封通知，发完即止。 不重发、不换渠道、不打电话、不找推荐人、不联系紧急联系人。
- 不问原因、不劝说、不挽留。 通知只陈述事实与后果，不带任何询问句。
- 不因个案延后。 阈值到了就启动，不等"再看看"，不接受口头承诺换取宽限。
这三条来自无挽留承诺与客户随时可能 ghost，不是本篇新增的态度。
二 什么时候检查
沿用标准化服务周期的既有节点，不新增检查日：
| 日期 | 本流程要做的事 |
|---|---|
| 每月 9 日 | 检查上半月（1–15 日）贡献进度，尚在窗口内，不判定 |
| 每月 19 日 | 判定上半月是否缺席。缺席的，当日发通知 |
| 每月 25 日 | 判定下半月是否缺席（针对上一自然月的下半月档），缺席的，当日发通知 |
遇周末或节假日，按既有规则提前至前一个工作日。
明确请求无回复
公司发出明确请求（I-9 表格、文件签字、账号信息、身份材料）的当月，到月末员工仍未完成对应动作的，该月记为离职月，按当月月末离职，随后直接进入第 4 步启动身份收尾，不经过缺席计数。
三 逐步操作
第 1 步：确认缺席事实
打开该员工的个人员工页面，查看在职状态区域，确认对应半月档没有通过考核的记录。判定标准以轻量员工工作量管理规定为准。
再检查一遍以下几种情况，它们不算缺席：
- 该员工处于停薪留职状态
- 该半月档的 PR 已合并，只是工作记录尚未由技术团队登记（登记时限为 3 个工作日）
- 员工已经为该半月档下了补录工作贡献订单并付款，工作记录尚在登记中。跨年补录要等 HR 审批通过才算，审批不通过仍算缺席
第 2 步：查一下这是第几次连续缺席
翻该员工过去的考核记录，数出连续缺席的半月档数量。中间任何一个半月达标即中断连续计数，重新从零开始。通过补录工作贡献补齐的半月同样算达标，但只影响之后节点的计数：已经发出的通知不撤回，已经启动的身份收尾也不撤回。
在员工档案中手工记下这个数字与判定日期。目前没有系统字段存放它，请写在 HR 内部记录里，下个节点还要用。
第 3 步：发通知
第一次连续缺席——发缺席通知。发完这一步就结束，本节点不做别的。
第二次连续缺席——发身份收尾启动通知，然后进入第 4 步。
两封邮件都：发自 askhr@atomeocean.com，发往员工登记邮箱，抄送 management@atomeocean.com，密送 job@atomeocean.com 留痕。发送记录本身就是送达凭证，不要删除。
不要用工单系统发这两封通知
工单在 3 个工作日无回复后会自动关闭并标记为已解决。给一个失联员工开工单，留下的是一条"问题已解决"的反向记录。 这两封通知只走邮件。
第 4 步：启动身份收尾
身份收尾一启动，该员工即转为外部客户。按该员工的身份类别执行：
| 身份类别 | 动作 | 依据 |
|---|---|---|
| OPT | 按法规更新 SEVIS 雇佣状态 | 干净切割 |
| STEM OPT | 更新雇佣状态；完成 I-983 第 6 页 Final Evaluation | STEM OPT 离职时 I-983 填写指导 |
| CPT | 更新雇佣状态；按学校要求报告雇佣关系结束 | 见下方待补说明 |
| H1b Transfer | 书面通知本人 → 向 USCIS 提交 H-1B 撤销通知 → 撤销 LCA → 留存 Public Access File | H1b 雇佣终止 |
两处流程尚未成文，遇到时先找负责人
CPT 员工的离职收尾：仓库内没有 CPT 离职流程文档，包括如何通知学校。遇到 CPT 员工失联，先联系负责人确认做法，不要自行推断。 失联的 STEM OPT 员工的 I-983 最终评估：I-983 最终评估需要学生本人签字并在 10 天内提交给 DSO，而失联员工不会做这件事。仓库内没有"学生不可联系时如何收尾"的办法。遇到时同样先联系负责人。 这两处都已立 issue 跟踪，成文后本表会指向正式流程。
第 5 步：归档
- 在员工档案中记录：判定日期、连续缺席档期、两封通知的发送时间、收尾动作与完成日期
- 工作记录按干净切割永久保管，不因失联而删除或标注负面评价
- 不发布、不在群内提及、不与其他客户讨论该员工的失联情况
四 邮件模板
缺席通知模板
主题：【考核记录】[姓名]，[YYYY年M月][上/下]半月未记录到贡献
[姓名] 你好，
截至 [YYYY-MM-DD]，你在 [YYYY年M月][上/下]半月（[起]–[止]）的仪式性贡献未记录到，该半月考核未通过。[YYYY年M月] 只有一个半月有记录的，按离职月处理，员工记录标记为当月月底离职；两个半月都没有记录的，该月不是在职有效月，不予开具工资单。
本邮件仅作记录告知，无需回复。
如你希望继续保持在职，请在下一个半月档正常完成贡献并下单：https://logbook.atomeocean.com/service/pr-review/service-pr-review.html
本次缺席的半月已过截止时间，按规定须通过补录工作贡献补交：https://logbook.atomeocean.com/checkout/pr-review-backfill.html
连续缺席两个半月考核节点后，公司将按《失联与被动终止》政策启动身份收尾，届时雇佣关系结束，你将转为 Atomeocean 的外部客户。政策全文：https://logbook.atomeocean.com/policy-document/light-weight-work/silence-and-passive-termination.html
Atomeocean HR
身份收尾启动通知模板
主题：【雇佣关系终止】[姓名]，连续缺席两个考核节点，启动身份收尾
[姓名] 你好，
你已连续缺席 [档期1] 与 [档期2] 两个半月考核节点。按《失联与被动终止》政策，公司自即日起启动身份收尾，服务已于 [最后一个有效月] 月末终止，你自即日起转为 Atomeocean 的外部客户。
公司将完成以下雇主侧动作：[按身份类别填写]。
以下事项需要你本人完成，公司无法代办：向所在院校 DSO 报告雇佣关系结束 / 在法定期限内完成身份衔接 / [STEM OPT 另填：提交 I-983 最终评估]。逾期后果由本人承担。各类身份的失业期与宽限期说明：https://logbook.atomeocean.com/work-visas/resource/unemployment-days-summary.html
你的工作记录将按雇主终身担保条款永久保管，未来遇移民局审查或背景调查时可正常调取。
本邮件仅作记录告知，无需回复。
Atomeocean HR
五 员工回来了
- 尚未启动身份收尾：直接在下一个半月档正常下单完成贡献即可，连续缺席计数清零。不要求解释，不设附加条件，正常下单不另收费用。已缺席的半月不会自动恢复，员工要补，只能自己通过补录工作贡献付费下单，一个半月一单。参考快速拯救你的开源活跃度。
- 已启动身份收尾：雇佣关系已结束，员工已是外部客户，已完成的收尾动作不撤回。员工想回来，按离职后想回来的两条路处理：走完整入职流程，按当时价格与名额处理，不承诺仍有名额；或通过补录工作贡献补齐中间缺席的半月。员工问补齐对其身份记录有什么影响时，先联系负责人确认，不自行承诺。
两种情况下，已缺席的半月都只能通过补录工作贡献补齐，HR 不以任何其他方式回填；已付款的半月档不予退还，口径见政策第七节。
六 不要做的事
| 不要 | 原因 |
|---|---|
| 重复发提醒、隔几天再问一次 | 违反无挽留承诺，且对已决定退出的人无效 |
| 换微信/Discord/电话找人 | 同上；邮件已是送达凭证，换渠道不增加效力 |
| 联系推荐人或紧急联系人 | 属员工隐私，且把第三方拖进本不相干的关系里 |
| 在通知里问"是遇到什么困难了吗" | 通知是记录，不是对话。问了就产生了回复期待，与不催办自相矛盾 |
| 因为对方说"下周一定交"而延后启动 | 表态不重置计时，执行岗位无个案裁量权 |
| 给失联员工开工单跟踪 | 工单 3 个工作日自动关闭并标为已解决，留下反向记录 |