BojianAtomeocean员工申请调阅文件标准流程
概述: 展示Atomeocean员工向公司申请调阅员工文件的标准流程。
角色说明
| 角色 | 表述方式 | 详细说明 |
|---|---|---|
| 员工(Staff) | 员工 | Atomeocean员工，享有平台提供的职业发展支持与合规工作资源。 |
| 美国公司 | 公司 | 在美国合法注册的商业主体，为员工提供雇佣关系背书及税务/法律合规支持。 |
| 公司代表 | HR | 经企业授权的人力资源对接人，负责员工合同管理、薪酬协调及双向沟通事务 |
流程概述
目的
本流程旨在确保Atomeocean员工的申请调阅文件的需求能高效、准确地交付，减少沟通误差，并保障服务质量的一致性。
适用范围
Atomeocean正式员工和订阅Atomeocean服务的轻量工作员工。
详细步骤
阶段一: 申请调阅文件
目标：规范文件调阅申请流程，确保文件需求明确且符合权限规定
1 提交调阅文件申请
发送邮件给Atomeocean HR，申请调阅相关文件。
邮件主题
text
[文件调阅申请][您的部门] 您的姓名-文件名称示例： [文件调阅申请][市场部] 李四-2024年品牌手册V2.1-20240805
邮件内容
text
尊敬的文档管理员：
现因工作需要申请调阅以下文件，详细信息如下：
1. 文件信息
- 文件全称：《______》（请填写完整名称，含版本号）
2. 使用说明
- 用途：______（例：客户投标文件制作参考）
- 使用期限：长期备用
- 指定接收邮箱：______（请填写您的有效邮箱）
- 特殊要求：
3. 申请人信息
- 代表员工姓名：______
- 联系邮箱：______
- 手机______
附件已上传：
✓ （如有）主管审批截图
恳请协助处理，如有问题请随时联系。2 HR验证文件权限
验证流程
权限核查（HR在收到申请后1个工作日内完成）：
- 核对申请人职级与文件密级是否匹配
- 检查劳动合同中的文件接触权限条款
- 验证申请用途合理性（必要时要求补充说明）
异常处理：
- ❌ 若权限不足 → 系统自动发送《权限不足告知书》至申请人及直属主管
- ❌ 若文件不存在 → 由HR协调文档管理组确认替代文件
阶段二: 文件发送
目标：安全、高效地完成文件交付，确保可追溯
1 HR准备文件
标准化操作
- 将普通文档直接打包PDF格式。
- 如果是员工个人文件，上传至该Atomeocean员工共享文件夹，并生成访问链接。
特别说明： 批量申请（5份以上）需提前1个工作日预约
2 文件交付与签收
交付流程：
- 通过Atomeocean企业邮箱发送（禁止使用第三方工具）
- 邮件主题格式
text
[文件调阅]姓名_文件简称（例：[文件调阅]张三_考勤制度）邮件内容
text
尊敬的Atomeocean成员：
您申请的文件已准备就绪，具体交付信息如下：
文件名称：
《2024年员工考勤管理制度V2.3》
交付方式：
• 电子版（见附件）
• 共享链接：[Atomeocean安全链接]
使用须知：
• 禁止截图、转发或打印（纸质申请需单独审批）
确认要求：
请于24小时内回复本邮件，正文需包含：
✓ 已查收
✓ 用途与申请一致
✓ 知悉保密义务3 确认签收
员工回复确认回执邮件，模板如下
邮件主题：
text
回执：[文件交付]张三_考勤制度_20240805text
Atomeocean HR文档管理组：
本人已收到上述文件，确认：
1. 文件完整无损
2. 仅用于【新员工入职培训】（与申请用途一致）
3. 已知悉保密条款，不会擅自传播
申请人：张三
确认时间：2024-08-05 14:30预期收益（Benefits）
- 客户利益： 通过标准化流程，Atomeocean员工的文件调阅可以提高效率并实现永久性可回溯