Atomeocean寄送文件服务标准流程
本文Atomeocean寄送实体文件服务的标准流程。发件地址必须是atomeocean公司纽约总部地址，收件地址可以是美国本土或者海外地址。
角色说明
| 角色 | 文中简称 | 详细说明 |
|---|---|---|
| 收件人 | 收件人 | Atomeocean轻量工作用户或服务客户 |
| 美国公司 | 公司 | 美国合法注册的商业主体，为员工提供雇佣关系背书及税务/法律合规支持。 |
| 公司代表 | HR | 企业授权的人力资源对接人，负责员工合同管理、薪酬协调及双向沟通事务 |
流程概述
目的
Atomeocean US-HR将实体文件寄送给收件人，确保文件安全、及时送达。
适用范围
需要从Atomeocean获取实体文件的收件人。收件人地址可能是美国本土或海外地址。
定价信息
寄送方式分两档，费用结构不同：
- USPS First Class：固定人工处理费 + 实际邮寄费用（按服务商、目的地与重量计算）。付款方式请参考支付美元
- USPS 平邮：不收取人工处理费与邮寄费用，但无法确保邮件的送达时间与安全性，且 USPS 不提供邮件跟踪服务。
当前报价与两档的逐项对比（时效、追踪、适用场景）以文件寄送服务产品页为准。本文只写流程，不复述金额——价格来自产品数据，写在这里调价时必然与产品页对不上。
详细步骤
阶段一 寄送申请与审批
目标：完成寄送需求确认和审批流程
1 确认邮寄需求
沟通邮箱为公司HR邮箱
- 明确寄送文件类型及数量
- 确认收件人完整信息
- 收件人姓名
- 详细地址
- 联系电话
- 默认选择USPS邮寄文件方式，如有特殊需求可备注说明
2 提交邮寄申请
- 使用Atomeocean文件邮寄模板发送申请
- 申请必须包含
- 发件人信息（默认atomeocean纽约总部地址）
- 完整的收件人信息（包括邮编）
- 非默认邮寄方式请说明
- 其他说明(如有)
在提交邮寄申请的邮件线程中，HR会确认快递细节等信息，并在邮件中回复确认。
3 审批与费用核算
- 行政部门审核邮寄申请内容
- 计算邮寄费用
- 邮寄方式
- 文件重量
- 人工处理费：固定金额，以产品页当前报价为准
- 实际邮寄费用：根据服务商、目的地和重量计算
- 总费用 = 人工处理费 + 实际邮寄费用
- 反馈给申请人费用和预计送达时间
- 申请人确认支付后批准寄送
阶段二 文件处理与寄送
目标：安全高效完成文件寄送
1 文件准备
- 核对文件完整性和准确性
- 准备必要的附加文件（如说明函）
2 安排寄送
- 根据审批选择邮寄服务商
- 支付邮费并获取运单
- 记录寄送详细信息
- 寄出日期
- 运单追踪编号
- 预计到达日期
阶段三: 寄送后跟进
目标：确保文件顺利送达
1 发送寄送通知
- 通知申请人运单跟踪编号，根据编号可以查到以下信息
- 实际寄出日期
- 服务商查询链接
- 预计送达时间范围
2 邮寄流程跟踪
- 定期查看文件邮寄状态
- 异常情况及时跟进
- 延迟送达
- 派送问题
- 地址错误
3 送达确认
- 收件人签收确认(如有)
- 归档寄送凭证
- 完成流程记录
- 实际送达时间
- 收件人反馈
- 特殊处理事项
常见问题
流程反馈
寄送过程中积累的实际经验，供后续流程优化参考。
- 费用对比：FedEx 官网下单时，International Priority 的价格反而比 International Economy 更便宜，寄送海外文件时建议两者都比价后再选。
- 揽件时效：揽件耗时目前最长记录约 1.5 天——2026 年 6 月 15 日下午投递，直到 6 月 16 日晚上 10:39 才显示揽件。建议预留缓冲时间，不要按投递当日起算时效。